TUTORIAL ORGANISASI

ORGANISING (ORGANISASI)

Pengertian organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Pengorganisasian.

Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :

1.      Adanya tujuan bersama

2.      Adanya kerjasama dua orang atau lebih

3.      Adanya pembagian tugas

4.      Adanya kehendak untuk bekerja sama

Struktur Organisasi
Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1.      Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2.      Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.      Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

4.      Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.      Spesialisasi kegiatan

2.      Koordinasi kegiatan

3.      Standarisasi kegiatan

4.      Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.       Ukuran satuan kerja

Bentuk-bentuk Organisasi

1.      Pembagian kerja

2.      Rantai perintah

3.       Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.      Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5.      Tingkatan manajemen

Cara penggambaran bagan struktur organisasi

1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1.      Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

2.      Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.

3.      Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

4.      Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

E.     Organisasi Formal dan Informal

a.       Organisasi Statis :
Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

b.      Organisasi Dinamis :
Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.

c.       Organisasi Formal :
Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.

d.      Organisasi Informal :
Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

 Staf
Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi.

Enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :

1.      Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja

2.      Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.

3.      Punya semangat kerja sama yang ramah

4.      Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.

5.      Kesederhanaan

6.      Kemauan baik dan optimis

Wewenang Staf ( Staff authority )
Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia lini.
Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:

1.      Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan

2.      Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk

3.      Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.

4.      Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

PLANNING (PERENCANAAN)

Batasan Perencanaan

Yang  dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana (When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.

Unsur Perencanaan

1.      Tindakan apa yang harus dikerjakan

2.      Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan

3.      Dimana tindakan tersebut dilakukan

4.      Kapan tindakan tersebut dilakukan

5.      Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut

6.      agaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

Proses Pembuatan Rencana

1.      Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

2.      Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

3.      Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4.      Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

Siapa Saja Yang Membuat Rencana

1.      Panitia Perencanaan Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

2.      Bagian Perencanaan Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

3.      Tenaga Staf Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu : – Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan – Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.

Bentuk-bentuk Perencanaan

1. Recana Global (Global Plan) Analisa penyusunan recana global terdiri atas:

-          Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan

-          Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.

-          Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi

-          Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi

2.      Rencana Stategik (Strategic Plan) Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang

Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :

-          Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan

-          Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.

-          Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.

3.      Rencana Operasional ( Operational Plan ) Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

-          Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.

-          Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

DIRECTING (PENGARAHAN)

MENGARAHKAN

dikatakan sebuah proses di mana manajer mengajar, membimbing dan mengawasi kinerja para pekerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Mengarahkan dikatakan menjadi jantung dari proses manajemen. Perencanaan, pengorganisasian, staf sudah mendapat tidak penting jika fungsi arah yang tidak terjadi.

karakteristik  Pengarahan

1.       Fungsi Pervasif

Mengarahkan diperlukan pada semua tingkat organisasi. Setiap manajer memberikan bimbingan dan inspirasi kepada bawahannya.

2.       Aktivitas terus menerus

Arah merupakan kegiatan berkesinambungan karena terus menerus sepanjang hidup organisasi.

3.       Faktor Manusia

fungsi Mengarahkan berhubungan dengan bawahan dan oleh karena itu berkaitan dengan faktor manusia. Karena faktor manusia adalah kompleks dan perilaku tidak dapat diprediksi, fungsi arah menjadi penting.

4.       Kegiatan Kreatif

fungsi Arah membantu dalam mengkonversi rencana menjadi kinerja. Tanpa fungsi ini, orang menjadi tidak aktif dan sumber daya fisik berarti.

5.       Fungsi Eksekutif

fungsi Arah dilakukan oleh semua manajer dan eksekutif di semua tingkatan di seluruh kerja perusahaan, bawahan hanya menerima instruksi dari atasannya.

6.       Fungsi Delegasi

Arah seharusnya fungsi berurusan dengan manusia. Perilaku manusia tidak bisa ditebak oleh alam dan pengkondisian perilaku masyarakat terhadap tujuan perusahaan adalah apa eksekutif tidak dalam fungsi ini. Oleh karena itu, disebut sebagai memiliki makanan lezat di dalamnya untuk mengatasi perilaku manusia.